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采購管理系統(tǒng)的優(yōu)勢有哪些？

主要體現(xiàn)在3個方面：

1、降低人工成本

通過數(shù)字化系統(tǒng)對接，信息實時同步，大幅度減輕采購人員的溝通協(xié)同頻率，提高工作效率。通過采購執(zhí)行自動化，降低業(yè)務(wù)團隊的采購工作量。

2、降低總體采購成本

通過對供應(yīng)商的不斷篩選，增加優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商數(shù)量，保證采購商品達到最優(yōu)性價比。

3、透明化成本分析

通過分析和洞察，及時發(fā)現(xiàn)采購過程中的低效工作和價格變化，讓采購成本分部和實時成本節(jié)約進度清晰地呈現(xiàn)給業(yè)務(wù)、采購、財務(wù)人員、管理層等等，并為企業(yè)提供最有的采購成本優(yōu)化方案。

采購系統(tǒng)如何運作？

電子采購是由采購系統(tǒng)促進的采購過程。流程中的系統(tǒng)將所有采購流程計算機化。因此，通過盡量減少紙張的使用，采購系統(tǒng)也可以減少出錯。

在商業(yè)中，利用采購系統(tǒng)不僅僅可以網(wǎng)上購物，采購系統(tǒng)使公司用于管理采購流程的所有功能、程序和政策自動化。

以下是利用采購系統(tǒng)如何促進采購流程：

○ 確定查詢

采購流程的第一步確定所需的貨物是什么。采購系統(tǒng)將這一過程集中在一個數(shù)據(jù)庫中。

因此，采購經(jīng)理將清楚地了解剩余庫存、采購內(nèi)容和確定預(yù)算。

傳統(tǒng)的采購過程將日光浴，因為確定需求將需要基于紙張的表計算。不輸入準確數(shù)據(jù)的風險是真實存在的。

○ 證實

在此步驟中，驗證意味著驗證將在哪些供應(yīng)商或供應(yīng)商處購買庫存。利用采購系統(tǒng)簡化并加速了這一過程。其將處理由負責人驗證的文件。

傳統(tǒng)的采購流程通常會消耗大量包含需要簽署的文件的紙張。這通常需要幾天時間，因為有時負責人很長時間都不在。

○ 訂購

采購系統(tǒng)系統(tǒng)支持訂購流程。該系統(tǒng)將根據(jù)所需庫存清單自動向供應(yīng)商或供應(yīng)商訂購查詢。

如果你手動執(zhí)行此過程，則必須將訂單一一發(fā)送給供應(yīng)商或供應(yīng)商。此外，如果采購流程與其他功能之間沒有整合，也會導致效率低下。

○ 追蹤

完成訂購后，允許經(jīng)理跟蹤庫存以確認它們處于哪個流程。這是可能的，因為系統(tǒng)提供了來自供應(yīng)商或供應(yīng)商的實時數(shù)據(jù)。

同時，傳統(tǒng)的采購流程只能讓管理者在庫存訂單的不確定性中等待。

○ 購買

采購的最后一步也可以在系統(tǒng)中完成，因為它也集成了會計功能。同時，供應(yīng)商可以在系統(tǒng)中創(chuàng)建有效發(fā)票。

傳統(tǒng)采購只允許供應(yīng)商親自遞交有效發(fā)票，效率很低。丟失發(fā)票的可能性就在那里，它會阻礙你的業(yè)務(wù)。

○ 報告

由于系統(tǒng)記錄了所有采購活動，與傳統(tǒng)采購流程相比，報告將更加容易。

保存在數(shù)據(jù)庫中的所有數(shù)據(jù)都可以自動生成分析報告。系統(tǒng)最大限度地利用采購過程中涉及的員工、部門和供應(yīng)商的記錄來創(chuàng)建評估。

采購在企業(yè)中的重要性主要體現(xiàn)在三方面：

1、采購物資在數(shù)量、質(zhì)量、時間上出現(xiàn)問題，將直接影響交貨期。

2、采購物資在價格上偏高，將直接加大產(chǎn)品成本，影響銷售競爭力。

3、采購物資倉儲管理不到位，將直接影響企業(yè)資金的流動。

4、采購物料成本占生產(chǎn)總成本的比例很大。若物料或設(shè)備無法以合理的價格獲得，則直接影響到企業(yè)的經(jīng)營。若采購價格過高，則產(chǎn)品成本也高，影響到產(chǎn)品的銷售和利潤，若采購價格過低，則很可能采購的物料品質(zhì)很差，影響到產(chǎn)品的品質(zhì)，從而使產(chǎn)品不具備市場竟爭力。

5、采購周轉(zhuǎn)率高，可提高資金的使用效率。合理的采購數(shù)量與適當?shù)牟少彆r機，既能避免生產(chǎn)車間停工待料，又能降低物料庫存，減少資金積壓。

6、采購部門可在搜集市場情報時，提供新的物料以替代舊物料，以達到提高品質(zhì)，降低成本之目的。

7、采購部門經(jīng)常與市場打交道，可以了解市場變化趨勢，從而將市場信息反饋給公司決策層，促進公司經(jīng)營業(yè)績成長。